Privacy Notice
Who we are
Front Desk is a WhatsApp receptionist service used by clinics to answer patients and manage appointments. It is operated by Loai Shatnawi, Aqaba, Jordan. When you message a clinic's WhatsApp number that runs on Front Desk, this notice applies together with the clinic's own privacy policy. The clinic decides why your data is used; we process it on the clinic's behalf.
What we collect
- Your WhatsApp phone number and the profile name WhatsApp shares with businesses.
- The messages you send and the replies you receive.
- The details you give to book: your name, the doctor or service you ask for, and the date and time.
- Delivery and read receipts that WhatsApp sends about our messages.
Why we use it
To answer your questions about the clinic, to book, change, or cancel appointments, to send you a reminder the day before and two hours before an appointment, to alert clinic staff when a person should take over, and to give the clinic a daily summary of bookings. We do not use your data for advertising and we do not sell it.
How replies are produced
Replies are drafted by an AI language model and sent automatically. Clinic staff can read any conversation and take it over at any time, and you can ask for a member of staff whenever you like. If you describe an emergency, the service tells you to call emergency services and alerts the clinic.
Storage and security
Data is stored on servers operated for the clinic and reachable only by the clinic's staff and by the operator for support. Phone numbers inside patient records are encrypted at rest. Your WhatsApp number is also kept in readable form, because it is the key used to route your messages and our replies through WhatsApp.
Who else processes the data
- Meta Platforms, which runs the WhatsApp Business Platform that carries the messages, under Meta's own terms.
- Anthropic, whose API processes message text to draft replies, under its commercial API terms.
- The hosting provider that runs the servers.
How long we keep it
Conversations and appointment records are deleted automatically 90 days after the last activity. The clinic may keep appointment details longer in its own patient records, under its own policy.
Your rights
You can ask what we hold about you, ask us to correct it, or ask us to delete it. Message the clinic's WhatsApp number or email loaishatnawi54@gmail.com. We answer within 30 days. After deletion we can no longer send you appointment reminders.
Children
The service is meant for adult patients and for parents or guardians booking on behalf of a child.
Changes
When this notice changes, the date at the top changes with it.
إشعار الخصوصية
من نحن
Front Desk خدمة استقبال عبر واتساب تستخدمها العيادات للرد على المرضى وإدارة المواعيد. يديرها لؤي الشطناوي، العقبة، الأردن. عندما تراسل رقم واتساب لعيادة تعمل بهذه الخدمة، يسري هذا الإشعار إلى جانب سياسة الخصوصية الخاصة بالعيادة. العيادة هي من يقرر الغرض من استخدام بياناتك، ونحن نعالجها نيابةً عنها.
ما الذي نجمعه
- رقم واتساب الخاص بك واسم الملف الشخصي الذي يشاركه واتساب مع الأنشطة التجارية.
- الرسائل التي ترسلها والردود التي تصلك.
- البيانات التي تقدمها للحجز: اسمك، والطبيب أو الخدمة المطلوبة، والتاريخ والوقت.
- إشعارات التسليم والقراءة التي يرسلها واتساب عن رسائلنا.
لماذا نستخدمها
للإجابة عن أسئلتك حول العيادة، ولحجز المواعيد أو تعديلها أو إلغائها، ولإرسال تذكير قبل الموعد بيوم وقبله بساعتين، ولتنبيه فريق العيادة عندما يلزم تدخل شخص، ولتزويد العيادة بملخص يومي للحجوزات. لا نستخدم بياناتك للإعلانات ولا نبيعها.
كيف تُكتب الردود
تُصاغ الردود بواسطة نموذج ذكاء اصطناعي وتُرسل تلقائياً. يمكن لفريق العيادة قراءة أي محادثة وتولّيها في أي وقت، ويمكنك طلب التحدث مع أحد الموظفين متى شئت. إذا وصفت حالة طارئة، تطلب منك الخدمة الاتصال بالطوارئ وتنبّه العيادة.
التخزين والأمان
تُخزَّن البيانات على خوادم تُدار لصالح العيادة ولا يصل إليها سوى فريق العيادة والمشغّل لأغراض الدعم. أرقام الهواتف داخل سجلات المرضى مشفّرة أثناء التخزين. كما يُحتفظ برقم واتساب الخاص بك بصورة مقروءة لأنه المفتاح المستخدم لتوجيه رسائلك وردودنا عبر واتساب.
من يعالج البيانات أيضاً
- شركة Meta التي تشغّل منصة واتساب للأعمال الناقلة للرسائل، وفق شروطها الخاصة.
- شركة Anthropic التي تعالج واجهتها البرمجية نص الرسائل لصياغة الردود، وفق شروطها التجارية.
- مزوّد الاستضافة الذي يشغّل الخوادم.
مدة الاحتفاظ
تُحذف المحادثات وسجلات المواعيد تلقائياً بعد 90 يوماً من آخر نشاط. وقد تحتفظ العيادة بتفاصيل المواعيد لمدة أطول في سجلاتها الخاصة وفق سياستها.
حقوقك
يمكنك طلب معرفة ما نحتفظ به عنك، أو تصحيحه، أو حذفه. راسل رقم واتساب الخاص بالعيادة أو أرسل بريداً إلى loaishatnawi54@gmail.com. نرد خلال 30 يوماً. بعد الحذف لن نتمكن من إرسال تذكيرات المواعيد إليك.
الأطفال
الخدمة مخصصة للمرضى البالغين وللآباء أو الأوصياء الذين يحجزون نيابةً عن طفل.
التغييرات
عند تغيير هذا الإشعار يتغير التاريخ المذكور في أعلاه.